Profil PPID Kabupaten Tapanuli Utara
PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) KABUPATEN TAPANULI UTARA
Informasi merupakan kebutuhan pokok setiap orang bagi pengembangan pribadi dan lingkungan sosialnya serta merupakan bagian penting bagi ketahanan nasional. Hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia dan keterbukaan informasi publik merupakan salah satu ciri penting negara demokratis yang menjunjung tinggi kedaulatan rakyat untuk mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik.
Pemberlakuan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) pada tanggal 30 April 2010 merupakan momentum penting dalam mendorong keterbukaan di Indonesia. Dalam mendukung semangat keterbukaan informasi, Kabupaten Tapanuli Utara telah ditetapkan Peraturan Bupati Tapanuli Utara Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara yang ditindaklanjuti dengan penetapan Keputusan Bupati Tapanuli Utara Nomor 89 Tahun 2022 tentang Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Kabupaten Tapanuli Utara.
UU KIP telah memberikan landasan hukum terhadap hak setiap orang dalam memperoleh informasi publik. UU KIP mengamanatkan setiap badan publik mempunyai kewajiban dalam menyediakan dan melayani permohonan informasi publik secara cepat, tepat waktu, biaya ringan dan dengan cara sederhana. Untuk memberikan pelayanan informasi, setiap badan publik menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID). Salah satu tugas PPID adalah menyediakan akses informasi publik bagi pemohon informasi.
Dalam penerapan UU KIP di Kabupaten Tapanuli Utara terdapat istilah-istilah sebagai berikut:
Pemerintah Daerah adalah Bupati dan perangkat daerah sebagai unsur penyelenggara pemerintah daerah.
Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik selanjutnya disebut UU KIP adalah Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik dan peraturan pelaksanaan lainnya.
Badan Publik Pemerintah Daerah selanjutnya disebut Pemkab Taput adalah satu entitas Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara, meliputi Satuan Kerja Perangkat Daerah dan perangkat daerah lainnya yang merupakan bagian dari Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara.
Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat SKPD adalah perangkat daerah pada Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara;
Pejabat pengelola informasi dan dokumentasi yang selanjutnya disingkat PPID adalah pejabat yang bertanggung jawab dalam pengumpulan, pendokumentasian, penyimpanan, pemeliharaan, penyediaan, distribusi dan pelayanan informasi dan dokumentasi yang terdiri dari PPID Utama dan PPID Pembantu.
PPID Utama adalah pejabat yang bertanggung jawab dalam pengumpulan, pendokumentasian, penyimpanan, pemeliharaan, penyediaan, distribusi dan pelayanan informasi dan dokumentasi Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara
PPID Pembantu adalah pejabat yang bertanggung jawab dalam pengumpulan, pendokumentasian, penyimpanan, pemeliharaan, penyediaan, distribusi dan pelayanan informasi pada SKPD di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara.
Atasan PPID adalah pejabat yang merupakan Atasan PPID Utama .
Pengelola layanan informasi dan dokumentasi yang selanjutnya disingkat PLID adalah susunan pengelola layanan informasi dan dokumentasi Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara.
Perangkat daerah adalah unsur pembantu kepala daerah dan DPRD dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah.
Standar operasional prosedur yang selanjutnya disingkat SOP adalah serangkaian petunjuk tertulis yang dibakukan mengenai proses penyelenggaraan tugas-tugas PPID.
Daftar informasi dan dokumentasi publik yang selanjutnya disingkat DIDP adalah catatan yang berisi keterangan secara sistematis tentang seluruh infonnasi dan dokumentasi publik yang berada di bawah penguasaan Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara tidak termasuk informasi dan dokumentasi yang dikecualikan.
Ruang pelayanan informasi dan dokumentasi yang selanjutnya disingkat RPID adalah tempat pelayanan informasi dan dokumentasi publik dan berbagai informasi dan dokumentasi lainnya yang bertujuan untuk memfasilitasi penyampaian informasi dan dokumentasi publik.
Sistem informasi dan dokumentasi publik yang selanjutnya disingkat SIDP adalah sistem penyediaan layanan informasi dan dokumentasi secara cepat, mudah dan wajar sesuai dengan Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik.
Laporan layanan inforrnasi dan dokumentasi yang selanjutnya disingkat LLID adalah laporan yang berisi gambaran umum kebijakan teknis informasi dan dokumentasi, pelaksanaan pelayanan informasi dan dokumentasi dan rekomendasi serta rencana tindak lanjut untuk meningkatkan kualitas pelayanan inforrnasi dan dokumentasi.
Forum koordinasi pejabat pengelola informasi dan dokumentasi pemerintah daerah Kabupaten Tapanuli Utara yang selanjutnya disingkat FKPPID Taput adalah wadah komunikasi, koordinasi, konsolidasi, pembinaan dan pengawasan PPID Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara.
Sengketa informasi publik adalah sengketa yang terjadi antara badan publik dengan pemohon informasi publik dan/atau pengguna informasi publik yang berkaitan dengan hak memperoleh dan/atau menggunakan informasi publik berdasarkan peraturan perundang-undangan.
Orang adalah orang perseorangan, kelompok orang, badan hukum atau badan publik.
Pemohon informasi publik adalah warga negara dan/atau badan hukum Indonesia yang mengajukan permintan informasi publik sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan.
Visi PPID
Terwujudnya pelayanan informasi yanng transparan dan akuntabel untuk memenuhi hak pemohon informasi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan yang berlaku.
Misi PPID
- Meningkatkan pengelolaan dan pelayanan informasi yang berkualitas, benar dan bertanggung jawab.
- Membangun dan mengembangkan sistem penyediaan dan layanan informasi.
- Meningkatkan dan mengembangkan kompetensi dan kualitas SDM dalam bidang pelayanan informasi.
- Mewujudkan keterbukaan informasi Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara dengan proses yang cepat, tepat, mudah dan sederhana.
ASAS PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
Transparansi Pengguna informasi publik adalah orang yang menggunakan informasi publik sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan.
Informasi yang dikecualikan adalah informasi yang tidak dapat diakses oleh pemohon informasi publik sebagaimana dimaksud dalam Undang Undang tentang Keterbukaan Inforrnasi Publik.
Pengklasifikasian informasi publik adalah penetapan informasi sebagai informasi yang dikecualikan berdasarkan Undang-Undang tentang Keterbukaan Informasi Publik.
Pengujian konsekuensi adalah pengujian tentang konsekuensi yang timbul apabila suatu informasi diberikan kepada pemohon informasi dengan mempertimbangkan secara seksama bahwa menutup informasi publik dapat melindungi kepentingan yang lebih besar daripada membukanya atau sebaliknya.
HAKEKAT PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
Adalah pemberian pelayanan informasi dan dokumentasi kepada pemohon informasi publik secara cepat, tepat waktu, biaya ringan/proposional dan cara sederhana. Pengecualian informasi publik bersifat ketat dan terbatas.
Bersifat terbuka - mudah dan dapat diakses oleh semua pihak yang membutuhkan dan disediakan secara memadai serta mudah dimengerti.
Akuntabilitas - dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Kondisional - sesuai dengan kondisi dan kemampuan pemberi dan penerima pelayanan dengan tetap berpegang pada prinsip efisiensi dan efektivitas .
Partisipatif - mendorong peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan informasi publik dengan memperhatikan aspirasi, kebutuhan dan harapan masyarakat.
Kesamaan Hak - tidak diskriminatif dalam arti tidak membedakan suku, ras, agama, golongan, gender dan status ekonomi.
Keseimbangan hak dan kewajiban - pemberi dan penerima pelayanan publik harus memenuhi hak dan kewajiban masing-masing.
OPERASIONAL PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
Untuk melaksanakan pelayanan informasi perlu didukung oleh front office dan back offfice yang baik :
Front office dilaksanakan oleh Bidang Pendukung Sekretariat PLID yang memberikan pelayanan langsung maupun tidak langsung menggunakan media surat, telepon, fax atau email/website.
Back office, meliputi:
Bidang Pengolahan Data dan Klasifikasi Informasi;
Bidang Pelayanan Informasi dan Dokumentasi;
Bidang Fasilitasi Sengketa Informasi.
DESK LAYANAN INFORMASI PUBLIK
Untuk memenuhi dan melayani permintaan dan kebutuhan pemohon/pengguna informasi publik, PPID Kabupaten Tapanuli Utara melalui desk layanan informasi publik melakukan layanan langsung dan layanan melalui media surat, telepon, email/website.
WAKTU PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
Dalam memberikan layanan informasi kepada pemohon informasi, PPID Taput menetapkan waktu pemberian pelayanan informasi publik. Adapun hari dan waktu pelayanan informasi adalah sebagai berikut:
Senin s/d Jumat: 08.00 - 16.00 Wib (Istirahat : 12.00 - 13.00 Wib)
JANGKA WAKTU PENYELESAIAN INFORMASI PUBLIK
Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi publik dilakukan setelah pemohon informasi publik memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan;
Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lama 10 (sepuluh) hari kerja sejak diterima permintaan permohonan informasi. PPID Taput akan menyampaikan pemberitahuan tertulis terkait informasi yang diminta serta biaya yang dibutuhkan. PPID Taput juga dapat meminta penambahan waktu penyelesaian permohonan informasi paling lama 7 (tujuh) hari kerja disertai dengan alasan tertulis perihal keterlambatan pemberian informasi.
Jika pemohon informasi diterima, maka dalam surat pemberitahuan dicantumkan materi informasi yang diberikan. Tetapi apabila permintaan informasi ditolak, maka dalam surat pemberitahuan dicantumkan alasan penolakan berdasarkan UU KIP.
BIAYA/TARIF LAYANAN INFORMASI PUBLIK
PPID Pemkab Taput menyediakan informasi publik secara gratis (tidak dipungut biaya). Sedangkan untuk penggandaan dokumen dan pengiriman dokumen ditanggung sepenuhnya oleh pemohon informasi.
KOMPETENSI PELAKSANA LAYANAN INFORMASI PUBLIK
Dalam pelayanan informasi publik, pemohon informasi dibantu oleh petugas informasi pada desk layanan informasi publik yang memiliki kompetensi di bidang pengetahuan mengenai peraturan terkait UU KIP dan pelayanan publik, keterampilan dan sikap dalam berkomunikasi sehingga dapat menunjang dalam melaksanakan tugas pelayanan informasi.
LAPORAN OPERASIONAL LAYANAN INFORMASI PUBLIK
Pengelolaan hasil penyelenggaraan pelayanan publik dilakukan melalui pembuatan laporan pelaksanaan tugas pelayanan informasi publik. Petugas pelayanan informasi publik membuat laporan hasil pelaksanaan tugas informasi publik untuk disampaikan kepada Bidang Pelayanan Informasi dan Dokumentasi. Bidang Pelayanan Informasi dan Dokumentasi membuat laporan hasil pelaksanan tugas pelayanan informasi publik untuk disampikan kepada PPID Utama. Selanjutnya PPID Utama melaporkan kepada Sekretaris Daerah Kabupaten Tapanuli Utara selaku Atasan PPID.
Laporan tersebut memuat informasi mengenai permintaan informasi publik yang sudah dipenuhi, tindak lanjut dari permintaan yang belum dipenuhi, penolakan permintaan informasi publik disertai dengan alasan penolakannya dan waktu diperlukan dalam memenuhi setiap permintaan pemohon informasi sesuai dengan ketentuan yang telah diatur dalam peraturan perundang-undangan.
KEBERATAN ATAS PEMBERIAN INFORMASI PUBLIK
Setiap pemohon informasi publik dapat mengajukan keberatan secara tertulis kepada Atasan PPID berdasarkan alasan berikut:
Permohonan informasi ditolak ;
Informasi berkala tidak disediakan;
Permintaan informasi tidak ditanggapi;
Permintaan informasi ditanggapi tidak sebagaimana yang diminta;
Permintaan informasi tidak dipenuhi;
Biaya yang dikenakan tidak wajar; dan
Informasi disampaikan melebihi jangka waktu yang ditentukan.
KEDUDUKAN PPID
Kedudukan dan Penunjukan PPID Kabupaten Tapanuli Utara:
Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara melaksanakan pengelolaan pelayanan informasi dan dokumentasi dengan menetapkan PPID.
PPID terdiri dari PPID Utama dan PPID Pembantu .
PPID Utama melekat pada pejabat struktural Eselon II yan g membidangi tugas dan fungsi pelayanan informasi dan dokumentasi dan/atau kehumasan.
PPID Pembantu dijabat oleh pejabat Eselon III SKPD yang menangani informasi dan dokumentasi.
PPID Pembantu terdiri dari Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, Inspektorat, Dinas, Badan dan/atau Pejabat Fungsional.
TUGAS DAN WEWENANG
PPID Utama bertugas:
menyusun dan melaksanakan kebijakan informasi dan dokumentasi;
menyusun laporan pelaksanaan kebijakan informasi dan dokumentasi;
mengkoordinasikan dan mengkonsolidasikan pengumpulan bahan informasi dan dokumentasi dari PPID Pembantu;
menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan dan memberi pelayanan informasi dan dokumentasi kepada publik;
melakukan verifikasi bahan informasi dan dokumentasi publik;
melakukan uji konsekuensi atas informasi dan dokumentasi yang dikecualikan;
melakukan pemutakhiran informasi dan dokumentasi;
menyediakan informasi dan dokumentasi untuk diakses oleh masyarakat;
melakukan pembinaan, pengawasan, evaluasi dan monitoring atas pelaksanaan kebijakan informasi dan dokumentasi yang dilakukan oleh PPID Pembantu;
melaksanakan rapat koordinasi dan rapat kerja secara berkala dan/atau sesuai kebutuhan dengan kebutuhan;
mengesahkan informasi dan dokumentasi yang layak untuk dipublikasikan;
menugaskan PPID Pembantu dan/atau pejabat fungsional untuk mengumpulkan, mengelola dan memelihara informasi dan dokumentasi; dan
membentuk tim fasilitasi penanganan sengketa informasi yang ditetapkan dengan keputusan Gubernur.
PPID Utama berwenang:
menolak memberikan informasi dan dokumentasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
meminta dan memperoleh informasi dan dokumentasi dari PPID Pembantu;
mengkoordinasikan pemberian pelayanan informasi dan dokumentasi dengan PPID Pembantu;
menentukan atau menetapkan suatu informasi dan dokumentasi yang dapat diakses oleh publik; dan
menugaskan PPID Pembantu dan/atau Pejabat Fungsional untuk membuat, mengumpulkan serta memelihara informasi dan dokumentasi.
PPID Pembantu bertugas :
membantu PPID Utama melaksanakan tanggung jawab, tugas dan kewenangannya;
menyampaikan informasi dan dokumentasi kepada PPID Utama dilakukan paling sedikit 6 (enam) bulan sekali atau sesuai kebutuhan;
melaksanakan kebijakan teknis informasi dan dokumentasi sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya;
menjamin ketersediaan dan akselerasi layanan informasi dan dokumentasi bagi pemohon informasi publik secara cepat, tepat, berkualitas dengan mengedepankan prinsip-prinsip pelayanan prima;
mengumpulkan, mengolah dan mengompilasi bahan dan data lingkup SKPD untuk menjadi bahan informasi dan dokumentasi publik;
menyampaikan laporan pelaksanaan kebijakan teknis dan pelayanan informasi dan dokumentasi kepada PPID Utama secara berkala sesuai kebutuhan.
PPID Pembantu Sekretariat DPRD bertugas :
menyampaikan, meminta, mengelola, menyimpan informasi dan dokumentasi kepada DPRD sesuai peraturan perundang-undangan;
mengkoordinasikan informasi dan dokumentasi kepada DPRD untuk menetapkan informasi dan dokumentasi yang dapat diakses oleh publik.